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公司新聞

企業檔案電子化建設交流活動

2017/03/25

爲了完善公司檔案的信息化建設工作,323日下午,集團辦公室邀請越秀區檔案局的何局長、梁主任、白科長、馬科長、蔡科長一行到公司會議室進行檔案信息化建設工作的指導和交流。

交流活動正式開始,高書記首先表示我們金輝公司很希望越秀區檔案局在企業檔案電子化工作方面給予一定的指導,希望通過覆蓋公司各個部門的檔案電子化管理使得公司的檔案資料查詢或使用起來更加快捷便利,使得檔案資料在全公司範圍內的共享更加容易處理。2016年公司檔案室的同事已經很努力把各種資質證書掃描出來上傳到泰坦軟件上,但由于軟件的版本太低,達不到預期的效果。如果金輝公司想完整系統地去做檔案電子化,那麽我們首先應該開展哪一部分的工作?並就我司檔案室提供的改進方案稿征詢越秀區檔案局一行的建議。

對此,越秀區檔案局的領導友好地一一解答,並提供了建議供我們參考。軟件方面建議再找一兩家在業內有成功服務案例的公司報價,“貨比三家”後選擇一家最專業的。然後有針對性地向該軟件公司提出自己的具體要求和希望達到的效果,並對其一再強調使用該軟件服務後一定要看到檔案工作效率的提高或實現企業效益的提升,否則不值得投入太多的資金。他們表示目前正在使用的是中信公司的軟件,該軟件能夠實現檔案與OA的直接對接,也就是OA上的日常流轉的文書不需要重新掃描就可以通過端口對接自動歸檔到檔案軟件,這就大大提高了檔案工作的效率。

交流過程中,雙方都一再強調檔案電子化是一項基礎性工作,在企業日常運作過程中起到很重要的支撐作用。高書記更是指出當企業其他方面的工作都有軟件系統的支持並且不斷更新或升級,如HR系統的搭建、財務軟件的升級,使其工作效率不斷提升,這時檔案工作由于沒有軟件系統的支持就會顯得工作效率極其低下,因此必須實現檔案電子化建設。

然後,越秀區檔案局的同事還介紹了檔案軟件與企業OA對接的一些功能。譬如賬戶登錄、閱讀權限等限制檔案的閱讀範圍,使得檔案保密程度更高。需要調用檔案資料時必須通過嚴格的審批流程。此外,借助檔案軟件,檔案使用流程也會更加清晰,可以有效規避檔案的遺失,實現檔案的規範化管理。此外,他們建議我司開展檔案電子化應從平時經常使用的資料入手,如合同、資質證書、標書、獎牌等。考慮到企業的實際經濟情況,對于檔案電子化也可以考慮分年投入。

最後,越秀區檔案局一行表示在檔案電子化工作開展過程中遇到任何問題都可以隨時向他們咨詢,他們很樂意隨時提供自己的建議。我司也衷心表達了對越秀區檔案局一行莅臨參與這次指導交流活動的謝意。

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